Factureren: wat moet er verplicht op staan?

Een factuur die niet voldoet aan de wettelijke eisen is juridisch niet geldig. De Belastingdienst kan BTW-aftrek weigeren en klanten kunnen betaling weigeren. Hieronder de verplichte velden.

Verplichte velden op elke factuur

1. Factuurnummer: doorlopend en uniek, zonder gaten
2. Factuurdatum (en eventueel leveringsdatum)
3. Je eigen naam en adres
4. Je KVK-nummer
5. Je BTW-identificatienummer (niet hetzelfde als KVK-nummer)
6. Naam en adres van de afnemer
7. Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
8. Aantal / hoeveelheid
9. Bedrag exclusief BTW
10. BTW-tarief (0%, 9%, 21%)
11. BTW-bedrag in euro's
12. Totaalbedrag inclusief BTW

Extra velden voor specifieke situaties

• Verlegde BTW: tekst "BTW verlegd" + BTW-nummer van afnemer
• KOR: tekst "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB"
• Export buiten EU: vermelding "Export, 0% BTW"
• Gebruiktgoederenregeling: verwijzing naar margeregeling

Factuurnummering

Je factuurnummers moeten doorlopend zijn. Je mag een systeem gebruiken als 2026-001, 2026-002, of F0001, F0002. Belangrijk: nummers overslaan mag niet (dan zie je als Belastingdienst een "vermiste" factuur).

Wanneer moet je een factuur sturen?

Bij levering aan een andere ondernemer: binnen 15 dagen na de levering. Voor particulieren ben je niet verplicht tot factureren, tenzij ze erom vragen.

Bewaartermijn

Facturen moet je 7 jaar bewaren (10 jaar voor onroerend goed). Digitale facturen mogen, mits leesbaar en ondertekend waar nodig.

Creditnota's

Een factuur corrigeren? Maak een creditnota met:

• Nieuw, apart creditnummer
• Verwijzing naar de originele factuur
• Reden van creditering
• Negatieve bedragen (of vermeld "credit")