Administratie inrichten als ZZP'er: stap-voor-stap
KobiBoekhouden Redactie 13 April 2026 7 min lezen
Een goed ingerichte administratie bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt je aangifte eenvoudig. Volg deze 6 stappen om vanaf dag 1 grip te houden op je cijfers.
Stap 1: Zakelijke bankrekening
Open een aparte rekening voor je onderneming. Dit is niet wettelijk verplicht voor eenmanszaken, maar het houdt privé en zakelijk gescheiden. Dat scheelt uren zoekwerk aan het eind van het jaar.
Stap 2: Boekhoudsoftware
Kies een boekhoudpakket dat bij je past. Belangrijk:
- Automatische bankkoppeling
- BTW-aangifte direct doen
- Facturen maken en versturen
- Bonnen scannen met mobiel
Stap 3: Factuurnummering
Nummer je facturen opeenvolgend en uniek. Bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, etc. Dit is verplicht volgens de wet.
Stap 4: Maandelijkse routine
Plan elke maand 1-2 uur vaste administratie-tijd:
- Bank importeren en categoriseren
- Bonnen inscannen en koppelen
- Niet-betaalde facturen nabellen
- Cijfers kort controleren
Stap 5: Kwartaal-BTW
Zet elk kwartaal een herinnering om BTW aangifte te doen. Deadlines: eind april, juli, oktober en januari. Te laat aangeven = boete.
Stap 6: Jaarafsluiting
Aan het eind van het boekjaar:
- Alle bonnen compleet?
- Voorraad tellen (indien van toepassing)
- Debiteuren en crediteuren nalopen
- Afschrijvingen vastleggen
- Aangifte IB voorbereiden